Politique de Confidentialité – AEL

Nous collectons et traitons les données personnelles suivantes :

Données d'identification :

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Photo de profil (si fournie par le service tiers)
• Identifiants techniques (User ID)

Données de connexion :

• Adresse IP
• Dates et heures de connexion
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Logs de connexion

Données d'utilisation :

• Historique des requêtes adressées à AEL
• Conversations avec l'agent IA
• Services tiers connectés
• Statistiques d'usage (fréquence, types de requêtes)
• Scores de satisfaction (si fournis)

Données issues des services tiers connectés :

• Contenus des documents, emails, messages analysés (selon les autorisations accordées)
• Métadonnées associées (dates, expéditeurs, destinataires)

Nous ne collectons pas :

• Données bancaires (sauf si facturation externalisée)
• Données de santé
• Données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (origine raciale, opinions politiques, etc.) de manière intentionnelle

Finalité : Permettre l'utilisation d'AEL pour interroger et analyser vos données professionnelles

Base légale : Consentement (Article 6.1.a du RGPD)

Données concernées : Toutes les données mentionnées en section 3.1

Durée de conservation :

• Données d'identification : Durée du contrat + 6 mois
• Conversations : Jusqu'à suppression manuelle par l'utilisateur OU fin du contrat + 6 mois
• Logs de connexion : 12 mois

Précision importante : Les données analysées issues des services tiers restent la propriété de votre organisation. Nijal AI agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour le traitement de ces données.

Finalité : Résoudre les incidents techniques et répondre à vos demandes d'assistance

Base légale : Exécution du contrat (Article 6.1.b du RGPD)

Données concernées : Conversations spécifiques liées au problème, logs techniques, messages d'erreur

Durée de conservation : Durée de résolution du ticket + 3 mois (puis suppression)

Accès : L'équipe support de Nijal AI peut accéder aux conversations spécifiques uniquement dans le cadre de la résolution d'un ticket, conformément aux dispositions contractuelles acceptées lors de la souscription.

Finalité : Détecter de nouveaux usages, améliorer la qualité des réponses, optimiser les performances

Base légale : Intérêt légitime (Article 6.1.f du RGPD)

Données concernées : Données anonymisées (voir section 5)

Durée de conservation : Indéfinie (les données anonymisées ne sont plus des données personnelles)

Processus d'anonymisation : Les données sont anonymisées immédiatement après extraction selon le processus suivant :

• Suppression de tous les identifiants : user_id, company_id, adresses email, noms d'entreprises
• Détection et suppression automatique de tous les noms propres (personnes, lieux, organisations)
• Conservation uniquement de : type de requête (recherche, résumé, analyse), longueur en tokens, score de satisfaction éventuel, métriques de performance
• Impossibilité absolue de faire le lien entre les données anonymisées et l'utilisateur d'origine

Une fois anonymisées, ces données ne constituent plus des données personnelles au sens du RGPD et ne sont plus soumises à ses dispositions.

Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment avant l'anonymisation en contactant contact@nijal.ai. Une fois les données anonymisées, l'opposition n'est plus possible car nous ne pouvons plus identifier vos données.

Finalité : Monitoring des performances du modèle d'IA, détection d'erreurs, optimisation

Base légale : Intérêt légitime (Article 6.1.f du RGPD)

Données concernées : Requêtes et réponses pseudonymisées

Traitement : Langfuse est auto-hébergé sur nos serveurs en France OU sur l'infrastructure de votre organisation (selon configuration)

Durée de conservation : 90 jours maximum

Processus de pseudonymisation : Avant envoi à Langfuse, nous appliquons :

• Remplacement des noms de personnes, entreprises et emails par des placeholders ([PERSONNE], [ENTREPRISE], [EMAIL])
• Pseudonymisation des identifiants utilisateurs et organisations
• Conservation de la structure des requêtes pour analyse technique

Finalité : Permettre à l'administrateur de votre organisation de superviser l'utilisation d'AEL

Base légale : Intérêt légitime de l'employeur (Article 6.1.f du RGPD) + Droit du travail français

Données concernées : Logs de connexion et contenu des conversations

Accès : L'administrateur de votre organisation

⚠ Information importante : Conformément au droit du travail français (articles L. 1222-4 et L. 1121-1 du Code du travail), votre employeur doit vous avoir informé préalablement de cette possibilité de supervision. AEL est un outil professionnel et ne doit être utilisé qu'à des fins professionnelles. Si vous n'avez pas été informé de cette supervision par votre employeur, veuillez le signaler à votre direction des ressources humaines.

Ont accès à vos données personnelles :

• Équipe technique : Pour l'hébergement, la maintenance et la sécurité du service
• Équipe support : Uniquement lors de l'ouverture d'un ticket support et limité aux données nécessaires à la résolution
• Équipe développement : Uniquement pour les données anonymisées (amélioration du produit)

Tous les collaborateurs de Nijal AI sont soumis à une obligation de confidentialité stricte.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tous soumis aux obligations du RGPD via un contrat de sous-traitance (DPA) :

Note : Langfuse étant auto-hébergé sur nos serveurs en France ou sur l'infrastructure de votre organisation, aucune donnée n'est transmise à un tiers externe.

L'administrateur désigné par votre organisation a accès à :

• Les logs de connexion de tous les utilisateurs de votre organisation
• Le contenu complet des conversations de tous les utilisateurs de votre organisation

Cette fonctionnalité est destinée à un usage professionnel légitime (supervision, audit de sécurité, conformité).

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles aux autorités compétentes (police, justice) en cas de réquisition judiciaire ou d'obligation légale.

Vous pouvez obtenir :

• La confirmation que vos données sont traitées
• Une copie de vos données personnelles
• Des informations sur les traitements effectués

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas suivants :

• Les données ne sont plus nécessaires
• Vous retirez votre consentement
• Vous vous opposez au traitement
• Les données ont été traitées illicitement
• Obligation légale de suppression

Limite : Ce droit ne s'applique pas si la conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez demander le gel temporaire de vos données dans certains cas (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.).

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (JSON, CSV) et les transmettre à un autre service.

Données concernées : Historique des conversations, données d'identification.

Vous pouvez vous opposer à tout moment :

• Au traitement de vos données pour amélioration du service (avant anonymisation)
• À la prospection commerciale (si applicable)

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en révoquant les autorisations d'accès aux services tiers ou en supprimant votre compte. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès.

Pour exercer l'un de vos droits, vous pouvez :

Par email : contact@nijal.ai

Par courrier postal :
Nijal AI
Roz Losket, 29590 Pont de Buis Lès Quimerc'h

Via l'interface AEL :
Paramètres > Mon compte > Confidentialité et données

Pour traiter votre demande, nous avons besoin de :

• Vos nom et prénom
• Votre adresse email (utilisée pour AEL)
• Le droit que vous souhaitez exercer
• Une copie d'une pièce d'identité (en cas de doute sur votre identité)

Protection de votre identité : La copie de votre pièce d'identité est uniquement destinée à vérifier votre identité et sera supprimée après traitement de votre demande.

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum de 1 mois à compter de la réception.

Ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes. Vous serez informé de cette prolongation et des motifs dans le délai d'1 mois.

L'exercice de vos droits est gratuit.

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives (notamment en raison de leur caractère répétitif), nous pourrions exiger le paiement de frais raisonnables ou refuser de donner suite à la demande.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité adaptées pour protéger vos données contre :

• Les accès non autorisés
• La divulgation accidentelle ou illicite
• La perte, l'altération ou la destruction

Mesures techniques :

• Chiffrement des données en transit (TLS/SSL)
• Chiffrement des données au repos
• Authentification forte (OAuth2, MFA disponible)
• Journalisation des accès
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Pare-feu et détection d'intrusion
• Tests de sécurité réguliers

Mesures organisationnelles :

• Accès aux données strictement limité au personnel habilité
• Clauses de confidentialité dans les contrats de travail
• Sensibilisation du personnel à la sécurité et à la protection des données
• Procédures de gestion des incidents de sécurité
• Politique de gestion des mots de passe

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :

• Notifier la CNIL dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation
• Vous informer dans les meilleurs délais si le risque est élevé
• Prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les conséquences

AEL utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service :

• Cookie de session (authentification)
• Cookie de préférences utilisateur

Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement préalable car indispensables au service.

Si nous utilisons des cookies d'analyse (Google Analytics, Mixpanel, etc.), vous en serez informé lors de votre première visite via un bandeau cookies et pourrez les accepter ou les refuser.

Durée de conservation des cookies : Maximum 13 mois conformément aux recommandations de la CNIL.

Gestion des cookies : Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via les paramètres de votre navigateur ou l'interface dédiée dans AEL.